Gestão de tempo: como ser produtivo e não apenas ocupado?

Em economia, uma commodity é um recurso limitado, padronizado, essencial e todos têm acesso na mesma forma, como petróleo, grãos, metais. Sendo assim, podemos considerar o tempo como uma commodity igualitária e democrática, afinal todos recebemos o mesmo volume diário: 24 horas.

Assim como o petróleo pode ser transformado em gasolina comum ou em um combustível premium, o uso do tempo pode gerar coisas de grande ou nenhum valor.

Se bem utilizado, o tempo pode promover conhecimento, realização de projetos importantes, cuidados com a saúde ou o cultivo de relacionamentos de qualidade. Mas quando subutilizado com muitas distrações e ocupações vazias, não trará benefícios.

Essa é a grande diferença entre ser efetivamente produtivo e somente estar ocupado, pois o valor do tempo não está na quantidade de horas, mas na qualidade do uso.

Enquanto produtividade é transformar poucas horas em muito resultado, a ocupação é gastar muitas horas no que traz pouco ou nenhum resultado.

Isso vale, inclusive, para a relação esforço em relação ao valor, ou seja, se uma pessoa faz um esforço enorme para produzir algo, não significa que deve cobrar mais do que um profissional que consegue produzir algo melhor em menos tempo.

Em um mercado cada vez mais competitivo, ser produtivo se faz ainda mais necessário.

A tríade do tempo como método de gestão

Segundo Christian Barbosa, considerado o maior especialista em produtividade do Brasil, uma gestão eficiente do tempo — entre outras questões — passa pela classificação das tarefas que realizamos diariamente em: importante, urgente ou circunstancial.

• Importante é a tarefa que gera resultado, impacto e progresso real na vida ou no trabalho.
• Urgente é a tarefa que exige ação imediata porque o prazo estourou ou está prestes a estourar.
• Circunstancial é a tarefa que fazemos por hábito, pressão externa ou por conveniência, mas sem resultados relevantes.

Uma boa gestão do tempo, segundo Barbosa, seria dedicar cerca de 70% do nosso tempo em tarefas importantes, 20% em urgentes e 10% nas circunstanciais.

Como fazer acontecer

A nossa cultura não valoriza o planejamento, pois estamos acostumados a mudanças, desde as mais corriqueiras, como reuniões desmarcadas em cima da hora (atrasando cronogramas, entregas e fluxo de caixa), até as mais drásticas, como o cancelamento de um grande projeto por conta de uma nova lei que o torna inviável.

Isso faz com que as urgências ocupem uma parte significativa da nossa agenda.

Na minha percepção, a maior dificuldade da maioria das pessoas tem sido as questões circunstanciais, pois elas exigem a capacidade de dizer não, tanto a nós mesmos quanto às pessoas com quem lidamos.

Culturalmente, dizer não a alguém pode ser tão negativo a ponto de soar como falta de cordialidade ou até de educação.

E, em relação ao autocontrole, dizer não a si, trocando uma coisa que se quer fazer por outra que precisa ser feita, pode levar à desmotivação.

A dica para promover as adequações necessárias é sempre focar no resultado: o esforço presente poderá gerar algo de valor, enquanto a satisfação imediata pode resultar em perda.

Quando o assunto é tempo, devemos lembrar que se trata de um recurso finito e não renovável, que não pode ser recuperado ou reposto e que, portanto, não deve jamais ser desperdiçado.